Vivimos en una epoca en la que muchos de nuestros procesos son digitales; desde llamar a un cliente para recordarle de una cita, cómo mandar un correo, hacer una investigación, crear una presentación a partir de un indice y un listado de fuentes de información, armar una propuesta para un prospecto o hasta temas sencillos como encontrar los vuelos más baratos y logística para los viáticos.

Estos procesos son muy sencillos de delegar y nos permiten que nos podamos enfocar en las tareas que en realidad añaden valor, como pensar en estrategia y ejecutar temas con mucho enfoque al detalle.  

Para incorporar una asistente virtual en nuestras vidas, primero recomiendo que debemos incorporarnos a sistemas de administración de tareas que permiten estructurar mejor nuestros pendientes cómo el app Todoist, Asana o Trello.

Estos 3 apps son excelentes para colocar nuestros pendientes en formatos de prioridades, y brindaré un ejemplo muy práctico de cómo incorporar las mejores metodologías que utilizan los programadores para administrar sus procesos de desarrollo, con base al método “scrum” con Trello cómo nuestro “kanban board”.

La metodología de scrum consta de un Kanban board con 5 columnas de información que se definen cómo “ideas o backlog, to do, en proceso, completado, hecho”.

Información General para Trello:

Trello se puede descargar en computadora y en celular, y se debe crear un “team” que consiste de las personas que van a tener acceso a los “boards”, y un “board” para cada enfoque de negocios.

Ideas/Backlog

Todas las ideas que se nos puedan ocurrir, las ponemos aquí. Adjuntamos fotos, ligas, referencias y toda la documentación correcta.

To do

Aquí es donde se colocan las ideas que son procesadas y que son temas por hacer, que tienen una fecha de entrega, que se debe concretar por una o más personas y tiene un tipo de prioridad. (todo esto se puede indicar dentro de Trello, en cada tarjeta)

En proceso

Cuando el equipo o la persona responsable de la tarea toma la asignación, la coloca en esta columna. Dentro de trello es recomendable que se hagan comentarios y que se utilice la aplicación para subir avances y rebotar los mismos.

Completado

Cuando el equipo o la persona responsable termina la tarea, la coloca aquí con comentarios y los últimos avances. De modo que es el momento donde se deben revisar las tareas y rebotar. Si no ha terminado, se debe colocar de nuevo en proceso.

Hecho

Si la tarjeta que contiene esta información, ya está considerado como terminado por el dueño o el responsable quien delego la tarea, se coloca en hecho.

Cómo Trello y la metodología scrum, hay muchas más aplicaciones para administrar tareas cómo Asana, Todoist, HubSpot y Monday. Yo utilizo Trello porque me gusta mucho manejar Kanban Boards, me gusta lo visual y como se integra facilmente a la vida de todos los que acoplo a mi sistema de tareas.

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